1. Inleiding
Wij hechten belang aan uw privacy en verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en de Belgische wetgeving. Deze verklaring legt uit welke gegevens wij verzamelen, waarom, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten u heeft.
Deze verklaring geldt voor het gebruik van onze website, voor onze dienstverlening (marketing, website, advertenties, events en aanverwante diensten) en voor de software 
.
2. Welke gegevens wij verwerken
Afhankelijk van uw contact met ons verwerken wij:
- Contactgegevens die u zelf opgeeft via het contactformulier, het intakeformulier of per e-mail/telefoon: naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer en de inhoud van uw bericht.
- Klantgegevens in het kader van een overeenkomst: facturatiegegevens, ondernemingsnummer, correspondentie en projectinformatie.
- Technische gegevens bij het bezoeken van de website: IP-adres, browsertype, apparaat, bezochte pagina's en tijdstip van bezoek (zie de cookieparagraaf hieronder).
- crewbase-gegevens: wanneer u gebruikt, verwerken wij de accountgegevens van de beheerder en de gegevens die u en uw team in de applicatie invoeren (zie sectie 7).
Wij verzamelen geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens via de website, tenzij u die zelf vrijwillig in een bericht meedeelt.
3. Waarom wij uw gegevens verwerken en op welke grondslag
- Om uw vraag of offerteaanvraag te beantwoorden (grondslag: uw verzoek / precontractuele stap).
- Om onze overeenkomst met u uit te voeren, dienstverlening, crewbase-abonnement en facturatie (grondslag: uitvoering van de overeenkomst).
- Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen zoals boekhouding en fiscaliteit (grondslag: wettelijke verplichting).
- Om onze website te beveiligen en te verbeteren (grondslag: ons gerechtvaardigd belang).
- Voor marketingcommunicatie aan bestaande klanten of na uw toestemming (grondslag: gerechtvaardigd belang respectievelijk toestemming). U kunt zich hier altijd voor uitschrijven.
4. Hoe lang wij uw gegevens bewaren
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig:
- Offerteaanvragen zonder vervolg: maximaal 1 maand.
- Klantgegevens en facturatie: wettelijke bewaartermijn van 7 jaar (boekhouding).
- crewbase-gegevens: zolang het account actief is en daarna conform sectie 7.
- Technische gegevens: zoals vermeld in de cookietabel.
5. Met wie wij uw gegevens delen
Wij verkopen uw gegevens nooit. Wij delen ze enkel met:
- Verwerkers die ons ondersteunen. Met hen sloten wij verwerkersovereenkomsten. Onze belangrijkste verwerkers zijn onze hostingprovider en e-mailprovider, en Cloudflare (infrastructuur voor ).
- Overheden wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.
draait op de infrastructuur van Cloudflare. Verwerking gebeurt binnen de Europese Economische Ruimte. Mocht een verwerker gegevens buiten de EER verwerken, dan gebeurt dit op basis van passende waarborgen, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
6. Uw rechten
U heeft het recht op inzage, verbetering, verwijdering, beperking en overdraagbaarheid van uw gegevens, en het recht om bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen. Stuur uw verzoek naar info@neptox.com. Wij reageren binnen de wettelijke termijn van één maand.
Bent u niet tevreden over hoe wij met uw gegevens omgaan, dan kunt u klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).
7. crewbase: verwerking namens onze klanten
Wanneer u gebruikt om uw eigen personeel te beheren (planning, uren, taken, voorraad, interne communicatie), voert u zelf persoonsgegevens van uw teamleden in. Voor die gegevens treedt u op als verwerkingsverantwoordelijke en treden wij op als verwerker: wij verwerken die gegevens uitsluitend in uw opdracht en om de dienst te leveren.
De afspraken hierover (beveiliging, bewaring, teruggave en verwijdering bij beëindiging, subverwerkers) leggen wij vast in een afzonderlijke verwerkersovereenkomst.
8. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang.
Cookieverklaring
Wat zijn cookies
Cookies zijn kleine bestanden die bij een bezoek aan onze website op uw apparaat worden geplaatst. Sommige zijn noodzakelijk om de site te laten werken, andere helpen ons de site te verbeteren of worden gebruikt voor analyse.
Uw toestemming
Onze website plaatst op dit moment alleen noodzakelijke cookies (uw taalkeuze en een technische sessiecookie). Daarvoor is geen toestemming vereist. Zodra wij analytische of marketingcookies inzetten, vragen wij uw toestemming via een cookiebanner en wordt deze verklaring bijgewerkt.
Welke cookies wij gebruiken
| Cookie | Type | Doel | Bewaartermijn |
|---|---|---|---|
| npx-lang | Noodzakelijk | Onthoudt uw taalkeuze (NL/EN) | 1 jaar |
| Sessiecookie | Noodzakelijk | Technische werking van de site | Sessie |
Cookies beheren
U kunt cookies altijd weigeren of verwijderen via uw browserinstellingen. Het uitschakelen van noodzakelijke cookies kan de werking van de site beperken.
Wijzigingen
Wij kunnen deze verklaring aanpassen. De meest recente versie staat steeds op deze pagina, met vermelding van de datum van laatste wijziging bovenaan.
Vragen? Contacteer ons via info@neptox.com.